Elimina 7 tareas rutinarias

Escribir una lista interminable de pendientes, vivir en juntas o comer siempre en tu escritorio no te convertirán en un empresario más productivo. Conoce cuáles son esos malos hábitos que debes evitar.

Muchos emprendedores se enfrentan día a día con la misma dificultad: aunque son la cabeza de su empresa, terminan destinando la mayor parte de su tiempo a realizar tareas que, en realidad, deberían delegar. Y las decisiones estratégicas quedan siempre relegadas.

¿Te identificas? considera entonces las lecciones del siguiente caso. La jornada laboral de Rachel Weeks transcurría con constantes interrupciones. Los empleados de School House, su compañía de ropa en Durham, California del Norte, le solicitaban que firmará cheques, aprobara diseños y respondiera preguntas permanentemente.

Al darse cuenta de que alunas tareas rutinarias estaban apoderándose de su jornada, la empresaria comenzó a firmar cheques una vez por semana, enviar paquetes a una hora determinada del día y a responder preguntas de su equipo durante las juntas semanales. Estos cambios, además de la implantación de un nuevo sitio de ventas en línea, y la sociedad que estableció con un importante hipermercado, la ayudaron a desarrollar el negocio.

En lo que va del año, las ganancias de su compañía se incrementaron un 20% en comparación con el mismo período de 2011. "En una empresa pequeña, uno tiende a pensar: si alguien tiene una necesidad, puede recurrir a mí", explica.

"Esto te obliga a buscar esas horas en que se puede trabajar sin interrupciones". Es decir, alguien tiene que ceder (parte de su tiempo).

A continuación te presentamos siete tareas rutinarias que debes eliminar de tu jornada laboral para mantener la concentración y ser más productivo.

1. Sobresaturar tu lista de pendientes. Es posible que sientas la necesidad de anotar todo lo que quieres lograr cada día, pero evita hacer una lista de tareas diarias imposible de realizar, advierte Peter Turla, consultor de gestión de tiempo en Dallas, Texas.
   Elaborar una larga lista de cosas que necesitas completar tal vez parece productivo, aunque en realidad puede hacer más mal que bien.
   "Acabas teniendo una lista demasiado larga de pendientes que al final del día no logras completar", dice Turla. Eso te hará sentir estresado, desenfocado y como si tu desempeño fuera inadecuado. Una mejor alternativa es crear una lista de pendientes imprescindibles para que sea más manejable, que puedas terminarla ese día y guardar lo demás para después.
   
2. Realizar juntas sin un objetivo definido. Antes de convocar a una reunión, define tus prioridades y comunícalas a los participantes.
   Muchos dueños de pequeñas y medianas empresas (Pymes) desperdician la mitad de la junta en el trayecto hacia los asuntos que realmente quieren tratar. Para evitar las distracciones en otros temas, elige tres que sean prioritarios y ubícalos al principio de la agenda de puntos a tratar.
   
3. Contestar preguntas repetitivas. Si con frecuencia te ves respondiendo las mismas dudas a clientes o empleados, estás desperdiciando el tiempo. En lugar de eso, desarrolla un apartado de Preguntas Frecuentes (FAQ) en tu página de Internet o crea videos tutoriales a los que la gente tenga acceso por medio de enlaces que coloques al pie de tus correos electrónicos. En otras palabras, busca maneras más efectivas de responder preguntas sin tener que involucrarte.
   
4. Dar seguimiento (si la gente te ignora). Si enviaste un e-mail a alguien y no respondió, no sigas mandando más.
   Encuentra una manera distinta para comunicarte; por ejemplo, envía un mensaje de texto o visita a la persona si es pertinente. Recuerda que muchos dueños de negocios pierden tiempo tratando de contactar a la gente por medios ineficientes.
   
5. Comer en tu escritorio. Aun cuando te sientas tentado a comer un sándwich rápidamente mientras responder correos electrónicos en tu computadora, no lo conviertas en una rutina. Un receso corto te ayudará a tomar decisiones con mayor claridad. Además, produces mejores ideas cuando te paras y te alejas de tu lugar de trabajo por un momento.
   
6. Hacer "montones" de pendientes. Eliminar el desorden incrementará tu eficiencia. Así, en vez de apilar papeles en interminables filas, cuya lógica sólo tú conoces, acostúmbrate a usar un método de archivo sistemático y desecha los papeles que ya no necesites. Digitalizar los documentos puede ser la solución definitiva a este problema.
   
7. Firmar todos los cheques. Delega la firma y aprobación de cheques al director del área administrativa. Si quieres darle seguimiento a este asunto (dado que se trata de dinero), pídele al personal a cargo un informe (semanal o mensual) con los movimientos del período. O asigna un día y horario específicos para esta tarea en lugar de interrumpir el flujo de tu trabajo sin control alguno.

Fuente

Revista Entrepreneur Edición mensual Octubre 2012

Páginas 112 y 113